Managing up: Communication

Me suelen preguntar en muchos talleres algún consejo sobre como hacer managing up.  Y suelo responder casi siempre lo mismo sin pensarlo mucho, así que este es mi intento de organizar y dar estructura a ciertas ideas que doy por sentado.

Y empiezo por algo que comenté hace unos días en twitter

https://x.com/flopezluis/status/1841866135278387402

Una parte importante del trabajo de un lead es quitar incertidumbre a las capas más altas. Especialmente cuando ha habido problemas o estáis en momentos de crisis. Por ejemplo, imaginad que hay un incidente, toda la empresa o buena parte de la capa de liderazgo está en vilo, esperando por un fix porque hasta que esté, el riesgo de perder un cliente es muy alto. Tu equipo está trabajando a tope en ello, pasan las horas y tu director ya es la cuarta vez que te pregunta cómo va la cosa. Tú por dentro estás empezando a mosquearte con tanto micromanagement…¿sabes qué? Esa situación la has provocado tú, te preguntan continuamente porque has fallado en una de tus labores más importantes, comunicar de manera efectiva y reducir la incertidumbre. Preguntan porque por desgracia no tienen otra forma de enterarse. Lo peor de esto es que al no comunicar de forma proactiva y clara, renunciamos a parte de nuestra autonomía. Cuando nosotros comunicamos activamente, damos visibilidad hacia fuera estamos controlando cuando y dónde lo decimos.  

A veces no llegas a una entrega, un incidente grave surge, se sale a producción con un error importante, etc tener problemas es normal, pero a nadie le gustan las sorpresas, y menos a las capas de dirección. A la más mínima pista de que algo se tuerce, comunica de forma clara y transparente lo que está ocurriendo.

Las capas de liderazgo buscan que la gente que lidera sea una persona confiable, consistente. Es decir, quieren una persona de la que saben que estará encima del proyecto, equipo, problema… y en la que pueden confiar que está bajo control. Tendemos a pensar que buscan a gente a la que le salen todas las cosas bien, pero no es así. Lo que buscan es personas capaces de anticiparte a los problemas, de tener un plan para mitigarlos, que los visibiliza y que tiene la capacidad de tomar decisiones para atajarlo y llevar el proyecto o lo que sea a buen puerto. Obviamente en ausencia de problemas, quieren a alguien que no los cree :D 

En el texto hasta ahora solo he hablado de comunicar en situaciones complicadas, pero no me entendáis mal, cuando las cosas van bien tenemos que comunicarlo claramente, recodad que la clave es reducir la incertidumbre y para ello necesitamos comunicar de forma activa, transparente y con cierta frecuencia. Intenta que tu manager conozca cuáles son tus prioridades, donde estás poniendo esfuerzos, etc y con proyectos, entregas o iniciativas importantes comunica el estado del proyecto de forma activa y constante. Esto no solo da visibilidad, también ayuda a quitar ruido, y más importante, mostrar que estás encima de las cosas te da una oportunidad buenísima para alinearte con tu manager. Si por alguna razón ella piensa que hay cosas más críticas, te lo dirá y tendrás la oportunidad de explicarte y debatir sobre las prioridades y cosas que tienes encima.

La frecuencia y el formato puede variar en función de la empresa, la situación y la persona. Por ejemplo, la mayoría de empresas tiene una política para incidentes dónde se establece dónde comunicar y con frecuencia. En algunas empresas tienen herramientas para gestión de proyectos donde poner todos los updates, etc.
Mi consejo es que es mejor ser pesado a que parezca que no estás encima de las cosas. Yo prefiero que me digan, que ya lo saben, que me digan que mejor espere al 1:1 para estas cosas, a crear la sensación de que no me preocupa o no me estoy enterando de algo.

The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place George Bernard Shaw

Os voy a contar una cosa que me pasó hace mucho tiempo en una empresa. 

Me abren un chat en slack una VP de producto, una directora de producto y un Senior director de ingeniería (que era mi manager) para preguntarme por una iniciativa que llevaba uno de mis equipos, al parecer les habían llegado rumores de que la iniciativa estaba en riesgo.
En cuanto vi el chat me puse a investigar que pasaba, hablé con el manager del equipo, vimos la situación de la iniciativa, alternativas, etc… lo relevante es que entre unas cosas y otras pasaron unas cuantas horas y no dije absolutamente nada en el chat. ¿por qué? Porque estaba intentando llegar con toda la información y un buen plan. Al cabo de un tiempo el director me abrió un chat a mi solo, ésta es la conversación: 

• [Director] Félix a qué estás mirando cómo solucionar lo de la iniciativa X?

• [Yo] Sí, he estando haciendo, esto…lo otro…y ya casi tengo listo un plan…

• [Director] ¿y por qué no dices eso en el chat con las otras personas?
  Debes saber que la sensación es que no te importa. Yo te conozco y sé que no es así, pero hay otros chats de dirección donde están haciéndome ping a mí para ver porque no estás encima de esto.

Así que ser conscientes de que si no damos visibilidad la gente puede imaginarse libremente que está ocurriendo, hacerse una imagen completamente equivocada, empezar a dudar y finalmente acabar preguntándote. Qué por cierto es justo lo que pasó en el ejemplo, se llegó a esa situación porque no comunicamos claramente el estado del proyecto y les llegó ruido que les generó incertidumbre.

Por último, comunicar es diferente de ser vocal. Es mejor ser vocal que no comunicar nada, pero intenta comunicar de forma clara y sin crear ruido innecesario. Hablar todo el rato no es lo mismo que comunicar, puedes hablar mucho y decir poco, dar cero visibilidad e incluso peor, atraer la atención de otras personas a cosas que realmente no son importantes.